音声応答装置の用途に合わせた選び方

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電話応答を自動化、業務効率化や負荷軽減に

音声応答装置の用途に合わせた選び方

問い合わせの電話を掛けた際に「◯◯の方は1番を、◯◯の方は2番を・・・」といった自動アナウンスが応答するケースが一般的になってきました。メーカーなどのお客様相談窓口だけでなく、一般企業から自治体まで、幅広い業種で「電話の自動音声応答」は利用されています。

 

アナウンスの内容や転送先など適切な設定を行うことで、オペレータの負担を軽減できるだけでなく、お客様にとっても「たらい回し」されることが減り顧客満足度向上につながります。近年は、「働き方改革」推進のため電話応対業務の効率化を目的に導入する企業も増えています。

 

お客様が希望する部署への転送や、外部コールセンターへの転送、通話録音の事前アナウンス、夜間・時間外の留守応答など、幅広いラインナップで用途に合わせた「音声応答」の導入をお手伝いいたします。

音声応答の導入メリット

導入イメージと特長・ご利用用途

◆ 着信転送(振り分け) | お客様の選択番号で希望部署に転送

お客様の選択番号で、希望の部署へ転送できます。
用件に合わせて着信先を選べるため、オペレータにとってはお問い合わせの内容が明確なので応対の効率がよく、お客様にとっては取り次ぎや保留などの待ち時間が少なく、スムーズな電話応対が可能になります。
また、オペレータが対応しなくても音声アナウンスで解決できる「道順の案内」「固定の情報提供」などの案内を省人化することもできます。

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特長・用途 / 総務・交換手の電話取り次ぎ業務軽減、情報案内の自動化 など

◆ 事前アナウンス | オペレータ着信前にメッセージ案内

オペレータが応答する前に、事前にメッセージでご案内することができます。
電話が混みあっている際の「お待たせ」メッセージでのご利用だけでなく、最近では「この通話を録音させていただきます」など通話録音する旨の告知にも利用されています。

→ 【 録音の事前告知を導入するポイント 】はこちら

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特長・用途 / 一定時間お待たせした際のアナウンス、通話録音の事前アナウンス など

◆ 留守応答 | 時間外の電話応答を自動化

・用件録音

業務時間後の電話に自動応答し、お客様の要件を録音することができます。
注文や予約内容、ご連絡先などを録音していただくことで、機会損失を低減することができます。
また、用件が録音されると、あらかじめ登録した連絡先を呼び出すことができ、外出先から録音された用件を確認できます。

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特長・用途 / 受注・予約窓口での時間外の注文受付、外出時の用件録音 など

・応答専用

業務時間外の電話に、営業時間や休日などを自動で案内できます。時間外の電話応対を軽減することで残業時間の抑制にもつながるため「働き方改革」の一環として導入する企業も増えています。
年間タイマーで留守応答のセット/解除をコントロールできるため、長期休暇前のセットし忘れなども解消できます。

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特長・用途 / 営業時間外・休日・長期休暇時などの自動応答、営業時間の案内 など

◆ タイマー切替 | 応答モードを時間帯や日時・曜日で自動切替

企業によって異なる営業時間や休日を登録することで、着信転送や留守応答などの応答モードを自動で切り替えることができます。
セットや解除を自動化することで設定し忘れを解消でき、担当者の負担軽減につながります。
また、時間外に外部のコールセンターや自動音声での案内を導入することで、24時間365日の電話対応も可能になります。

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特長・用途 / 応答モード切替の自動化、セット/解除忘れの解消、外部コールセンターへの電話転送 など

◆ 音声合成 | パソコンのテキスト入力で、応答メッセージを作成・編集

パソコンのテキスト入力で応答メッセージを作成・編集できます。
アナウンサーの手配が不要のため、誰でも容易にメッセージ編集が可能になります。内容を変更する際には、以前の応答メッセージと比較しても口調や声色が変わらない、統一感のある品質の高いメッセージを作成することができます。

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特長・用途 / 応答メッセージ作成・編集の負担軽減、応答メッセージの品質向上 など

タカコムの製品ラインナップ

製品名 着信転送 事前アナウンス 留守応答 タイマー切替 音声合成
用件録音 応答専用
AT-1000
AT-D39SIII ※1 ※2 ※2
TS-500
CS-D418II
IVR-2430II
IVR-24VoIPⅡ
IVR-100VoIPⅡ

※1 RB仕様にて対応
※2 別売のカードライトアダプタCWA-200が必要

・接続回線

製品名 接続回線 最大収容回線/ch数
回線種別 内線接続 外線接続
AT-1000 アナログ 1回線
AT-D39SIII アナログ 3回線
TS-500 アナログ 32回線
CS-D418II アナログ 4回線
IVR-2430II アナログ 24回線
IVR-24VoIPⅡ
IVR-100VoIPⅡ
NTTひかり電話 24ch
100ch

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