電話機に後付けで簡単録音!固定電話・ビジネスフォン対応の通話録音装置をご紹介
固定電話・ビジネスホンに外付けで簡単導入できる電話録音の方法とは?
「言った・言わない」などお客様とのトラブル対策や、聞き逃し・聞き間違いの防止、オペレータ教育への活用など、通話録音は業種や規模を問わず幅広い企業で利用されています。
電話設備の更新や、回線工事、コストなどから大規模な通話録音システムの導入が難しい場合でも、既設の電話機を利用して外付けで通話録音を導入することで、工期や費用を抑えて利用を開始できます。
また、オフィスで使用している電話に録音機能が搭載されていても、録音時間の容量や検索・再生の使い勝手など、利便性から外付けで通話録音を導入する企業も増えています。
コストを抑えて簡単構築できる、通話録音のポイントをご紹介いたします。
1. 固定電話に後付けで通話録音を導入するポイント
容易に導入できるかどうか(電話機への接続方式)
既設の電話機に後付けで利用することができるため、電話システムの更新が必要なく導入コストや工期を抑えることができます。録音対象の席数の増減も容易です。
電話機のカールコードへの接続方法や、コードレス電話機への対応など、お使いの電話機に利用できるかを事前に確かめておくことが必要です。
必要な通話を録音できるかどうか(録音の起動方式)
任意のタイミングで録音する手動操作や、電話の音声を検知した自動録音、受話器上げを検知した自動録音など、録音する際の起動方式は様々です。
要件に合わせて選ぶことで、録音漏れの低減や適切な録音容量の選定に繋がります。
聞き直しが容易かどうか(音声の再生方法)
過去の通話を聞き直す際に、目的の通話を容易に探せるかどうかで利用時の効率が大きく変わります。
録音した音声を確認する際の使い勝手も、システム選定に必要なポイントです。
2. 簡単接続で導入できる録音システム3選
電話機の下における薄型設計
簡単操作でメモ代わりに通話録音
通話録音装置 VR-D179/VR-D179A
機能対応表
接続対象 | 接続方式 | 録音起動方式 | 再生方法 | |
---|---|---|---|---|
家庭用電話機 | 受話器コードあり | 受話器接続 | 手動/音声起動 | 本体操作/ パソコン(専用ソフト)※2 |
コードレス | 電話回線接続 ※1 | 手動/回線 | ||
ビジネスホン | 受話器コードあり | 受話器接続 | 手動/音声起動 | |
音声出力あり | 外部入力接続 | 手動/音声起動 |
※1 VR-D179Aと、アナログ回線対応のコードレス電話機の組み合わせのみご利用いただけます。
※2 専用ソフトVPS179をインストールするパソコンが別途必要となります。
接続イメージ 【 受話器での接続例 】
Step.1
電話機本体から、受話器のカールコードを外す
Step.2
通話録音装置本体に、受話器のカールコードを繋ぐ
Step.3
電話機と通話録音装置を、電話線(添付品)で繋ぐ
接続イメージ 【 コードレス電話の接続例 】
Step.1
電話機本体(親機)から、電話回線のケーブルを外す
Step.2
通話録音装置(VR-D179A)本体に、電話回線のケーブルを繋ぐ
Step.3
電話機(親機)と通話録音装置を、電話線(添付品)で繋ぐ
※子機での通話も録音されます。
LAN接続対応で
ネットワーク型通話録音システムを簡単構築
通話録音装置 VR-L147H
機能対応表
接続対象 | 接続方式 | 録音起動方式 | 再生方法 | |
---|---|---|---|---|
家庭用電話機 | 受話器コードあり | 受話器接続 | 手動/音声起動/ 受話器上げ※1 など |
パソコン(Webブラウザ)※2 |
ビジネスホン | 受話器コードあり | 受話器接続 | 手動/音声起動/ 受話器上げ※1 など |
|
音声出力あり | 外部入力接続 | 手動/音声起動 |
※1 別売の受話器上げセンサが必要となります。
※2 VR-L147Hと同一ネットワークに接続したパソコンが別途必要となります。
接続イメージ 【 受話器での接続例 】
Step.1
電話機本体から、受話器のカールコードを外す
Step.2
通話録音アダプタ(添付品)に、受話器のカールコードを繋ぐ
Step.3
電話機と通話録音アダプタを、電話線(添付品)で繋ぐ
Step.4
通話録音装置と通話録音アダプタを、LANケーブル(添付品)で繋ぐ
電話機にもソフトフォンにも対応可能
1席単位で録音+テキスト化を簡単導入
リアルタイム音声認識&録音アプリ VR-RS100RDW
機能対応表
接続対象 | 接続方式 | 録音起動方式 | 再生方法 | |
---|---|---|---|---|
家庭用電話機 | 受話器コードあり | 受話器接続 | 手動/音声起動/ 受話器上げ※1 など |
パソコン (Webブラウザ/専用アプリ)※2 |
ビジネスホン | 受話器コードあり | 受話器接続 | 手動/音声起動/ 受話器上げ※1 など |
|
ソフトフォン | USB接続など | 手動/音声起動 |
※1 別売の受話器上げセンサが必要となります。
※2 VR-RS100RDWをインストールするパソコンが別途必要となります。
接続イメージ【 受話器での接続例 】
Step.1
電話機本体から、受話器のカールコードを外す
Step.2
通話録音アダプタ(添付品)に、受話器のカールコードを繋ぐ
Step.3
電話機と通話録音アダプタを、添付のケーブルで繋ぐ
Step.4
VR-RS100RDWのアプリケーションをインストールしたパソコンと通話録音アダプタを、 USBケーブル(添付品)で繋ぐ
接続イメージ 【 ソフトフォンでの接続例 】
Step.1
ソフトフォンを利用するパソコンに、VR-RS100RDWのアプリケーションをインストールする
Step.2
パソコンと市販のヘッドセットなどをUSBなどで繋ぐ
3. 通話録音の導入メリット
クレーム対策
通話録音を利用することで、オペレータと顧客とのやり取りを聞き直すことができるため、客観的に状況を把握することができ、的確な対応につなげることができます。「言った」「言わない」のトラブルも軽減することができます。
また、通話を録音していることを相手に伝えることで、過剰なクレームの抑止にもつながります。嫌がらせ目的の迷惑電話に対しても抑止効果があるので、電話応対業務の効率化や負荷軽減も期待できます。
※通話録音の告知機能は、VR-D179/VR-D179Aみの搭載
電話応対品質の向上
自分自身の通話を聞き直すことで、話すスピードや声の高さ、口調などの問題点を把握できます。話法を客観的に見直すことで、本人の気付きを伴ったオペレータ育成を進めることができます。
また、ベテランの話法を新人教育の教材に採用することで、取り扱う商品や応対話法などを豊富にかつ具体的に学ぶことができ、早期のスキルアップをサポートできます。
コンプライアンス強化
法令やガイドラインに反した電話応対をしていないか、社内の応対ルールに乗っ取った受け答えができているか、通話録音を導入して日々の電話応対内容を録音・管理することで、適切な応対ができているかを確認できます。
電話応対を常に録音していることを従業員が意識することで、不適切な会話の抑止につながり、不正やトラブルの抑制が期待できます。