電話の録音告知は必要？そのメリットは？｜録音の事前告知を導入するポイント
録音の事前ガイダンスを導入するポイントをご紹介します
1. 通話録音の告知するガイダンスは必要？
「この通話を録音させていただきます・・・」といったメッセージを耳にすることが多くなりました。コールセンターだけでなく、一般企業でもこの案内を流している企業が増えています。
録音すること自体は違法ではありませんが、利用用途によっては個人情報保護法の観点から「利用目的の通知又は公表等（法18条）」などの適切な対応が求められます。
オペレータ教育やサービス向上のために通話録音を導入している企業の多くは、個人情報保護法の適用を考えてあらかじめ利用目的を会社のホームページ等に公表していますが、その他の方法として、お客様との信頼関係を高めるため録音を事前に自動音声で案内する「告知メッセージ」の利用が進んでいます。
2. 告知をするメリットとは
■ 利用目的を明示してコンプライアンス強化
多くの企業が通話録音を導入していますが「秘密録音」に対するお客様の意識も変化しています。プライバシー保護の観点から、通話録音をしている旨を事前にアナウンスする企業が増えています。
自動応答により、録音する旨や利用用途を説明した上でオペレータにつなげることができ、法令遵守やクレーム対策を強化することができます。
■ 迷惑電話や間違い電話などの応対軽減
迷惑電話や間違い電話など、少なからず対応に時間が必要になってしまいます。
「通話を録音させていただきます・・・」など通話録音を告知するアナウンスを流すことで、迷惑電話の軽減や過剰なクレームの抑制につながります。「〇〇株式会社です」などオペレータにつながる前にアナウンスが流れることで、そもそも掛け間違えだった際には相手が気付くので応対する必要がなくなります。
電話の着信前に自動応答でアナウンスすることで、ビジネス上必要のない無駄な電話応対に掛かる時間や負担を減らすことができます。
3. ご要望に合わせて選べる、事前告知に対応した製品のご紹介
■ 録音やメッセージ送出を手動操作で行いたい
通話録音装置 VR-D179/VR-D179A
アナウンスの送出は、接続方法により自動/手動から選ぶことができます。電話機に外付けで簡単接続でき、大掛かりな工事が不要です。簡単な手元のボタン操作により、メモ代わりに通話を録音できます。
1席単位でフレキシブルに利用でき、コストを抑えて容易に通話録音＋事前告知の導入が可能です。
■ 録音の事前告知のみ追加で導入したい
電話着信お待たせ装置 CS-D418II
通話録音の事前アナウンスや、企業・商品のPRなど、メッセージを案内した後にオペレータに着信できます。
話中のお待たせ機能や時間外の応答機能など、対応できない電話に対してアナウンスで自動応答します。
※CS-D418Ⅱに通話録音機能はございません。
■ 着信振り分けも合わせて導入したい
音声応答転送装置 IVR-2430Ⅱ
「この通話を録音させていただきます・・・」などのメッセージを送出した上で、お客様の選択番号（プッシュ信号）で希望の部署に自動転送できます。
「音声合成機能」を搭載しており、パソコン操作で案内メッセージの作成ができます。アナウンサーの手配が不要で、誰でも簡単にメッセージの作成・変更が可能になります。
※IVR-2430Ⅱに通話録音機能はございません。
■ 告知や録音から着信振り分けまで、電話応答をまとめて効率化したい
音声応答転送装置 IVR-100VoIPⅡ
「この通話を録音させていただきます・・・」などのメッセージを送出した上で、お客様の選択番号（プッシュ信号）で希望の部署に自動転送できます。案内メッセージによる事前告知から通話録音、選択転送まで1台で対応できます。
さらに、事前に登録した電話番号からの着信を拒否できる「着信規制」や、発着信の履歴管理、パソコンの文字入力でメッセージ作成ができる「音声合成」など、電話応答をより効率化できる機能が充実しています。
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