電話への自動応答で業務負担軽減や時間外労働対策に｜音声応答の導入メリット│お役立ち情報

電話への自動応答で業務負担軽減や時間外労働対策に｜音声応答の導入メリット

時間外労働の上限規制が導入され、2020年4月からは中小企業にも適用されました。

業務時間外の負荷軽減による残業抑制として、業務終了後の電話応答を自動化する留守番電話の導入は、働き方改革対策としても注目されています。

電話応対業務の負担軽減や、ビジネスの機会損失の低減など、音声応答装置の利用によって得られるメリットの一例を紹介します。

「帰り支度をしていても取引先から電話が掛かると出てしまう」「忙しく残業している時に電話が掛かってくるのが負担になる」といった業務時間外の電話応対が長時間労働の一因になっている企業も少なくありません。

近年では、企業に働き方改革への取り組みが求められており「業務時間外の留守応答」を利用する企業が増えています。

音声応答装置の導入により、時間外の電話応対を省力化・自動化することで「業務負荷の軽減」「長時間労働の抑制」につながり、働き方改革や従業員のストレス軽減を推進することができます。

営業時間外やスタッフの不在時など、お客様からの電話に出れないことでビジネスチャンスを損なうことがあります。留守番電話を導入することで、注文や予約内容などお客様のご用件を録音していただければ後日対応することができ、機会損失を軽減できます。

業務用の留守番電話を利用することで、クリアな音質で多くの件数を長時間録音することができます。また、用件が録音されると事前に登録した携帯電話などを呼び出す機能や、外出先から用件を再生する機能などを利用することで、迅速にお客様からの要望に対応することができます。

企業や部署の営業時間や営業日に合わせて留守応答に自動で切り替えることができます。

せっかく留守応答の準備をしていても、都度セットしているようでは担当者の負担になってしまい、また解除し忘れてしまうと営業時間中も電話を受け付けられなくなる恐れがあります。

タイマー動作を設定することで、煩わしい操作を自動化でき電話応対業務の負荷を軽減することができます。

簡単接続で利用できる留守応答のベーシックモデルです。業務時間外のお客様からの電話に自動応答し、用件を録音することで機会損失を低減できます。
年間タイマーでの動作切替や、音声合成でのメッセージ作成など、電話応対を効率化できる機能が充実しています。

最大32回線に同時応答、収容回線を最大10グループに分けて異なるメッセージやスケジュールで自動応答できるので、部署ごとに異なる営業時間やメッセージで運用する場合でも対応が可能です。
テレホンサービスなど、電話での情報案内としてもご利用いただけます。

ご紹介した製品以外にも、
シンプル・簡単接続の小規模モデルから、高機能な大規模モデルまでラインナップはさまざま。
豊富な製品群から最適な通話録音システムをご提案いたします。
ビジネスのお悩み解決につながる「音声応答」の活用をぜひご検討ください。